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ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОКТОРА - MORAL & FINANCIAL COMPENSATION

 КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО ВНЕДРЕНИЮ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

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АЛМАТЫ, 2007

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АННОТАЦИЯ

В данном документе представлено коммерческое предложение ТОО по внедрению системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs.

В документе изложены все принципиальные моменты предложения:

·         предложение по составу поставляемых программных продуктов;

·         предложение по ценам лицензий и работ по внедрению системы;

·         предложение по плану внедрения.

Оглавление

1          Краткая характеристика предложения.

2          Подробное описание предложения.

2.1    Предложение по составу и количеству лицензий.

2.2    Этапы внедрения системы.

2.2.1    Этап 1. Обследование документационного обеспечения управления.

2.2.2    Этап 2. Адаптация системы LanDocs к особенностям документооборота Заказчика.

2.2.3    Этап 3. Внедрение пилотного проекта.

2.2.4    Этап 4. Опытная эксплуатация.

2.2.5    Этап 5. Тиражирование системы.

2.3    Дальнейшее сопровождение системы.

2.4    Суммарная цена предложения.

1. Die kurze Charakteristik des Vorschlages

Die Geschlossene Aktiengesellschaft bietet die GmbH „GSM Kasachstan ОАО KasachTelekom” (weiter - der Kunde) das Einführungsprojekt des korporativen Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes (KSED) auf der Basis der Linie der Programmprodukte LanDocs zu erfüllen. Der Vorschlag ist unter Berücksichtigung der Forderungen des Kunden zu KSED, dargelegt in das Dokument den "Modul "Planmäßig. Eintretend. Stammend“. Die technische Aufgabe. Die funktionalen Forderungen“.

Auf der Basis der Software LanDocs ist die Realisierung vollwertig ЕСМ das System, das die Verwaltung mit der Information in verschiedenen Formaten gewährleistet, einschließlich dem Inhalt, der aus anderen korporativen Anlagen bekommen ist, solcher wie die ERP und CRM Systeme oder das korporative Portal, einschließlich alle Moduln ECM, möglich:

1. Document Management — die Verwaltung der Dokumente (die Aufbewahrung, die Extraktion, die Arbeit mit den Dokumenten, die Kontrolle der Versionen, die Sicherheit, die bibliothekarischen Services).

2.       Web Content Management —  die Verwaltung des Web-Inhalts (die Verwaltung des dynamisch erneuerten Inhalts und die Wechselwirkung mit den Benutzern der korporativen Interneten/Intraneten Web-Seiten).

3. Records Management — die Verwaltung der Aufzeichnungen (die langfristige Aufbewahrung der offiziellen Dokumente, die Automatisierung der Arbeit der korporativen Archive, die Versorgung der Forderungen der Gesetzgebung auf dem vorliegenden Gebiet).

4.       Imaging — das Scannen und die Erkennung (die elektronische Übersetzung der Papierdokumente mittels der Nutzung der Technologien des Scannens und der Erkennung).

5.       Collaboration — die kollektive Arbeit (die informative Unterstützung der Gruppenarbeit mit den Dokumenten im Bestand der Projektsmannschaften).

6.       Workflow — die Begleitung der Erfüllung der Businesse - Prozesse (die Unterstützung der Businesse - Prozesse, die mit der Bearbeitung der Dokumente verbunden sind, die Wegsteuerung des Inhalts, die Ausgabe der Aufgaben, die Kontrolle der Erfüllung).

In der ersten Etappe wird die Realisierung einigen Teiles des funktionalen ECM angenommen, und zwar die Einführung des KSED, zulaßend die Bearbeitung und die Vereinbarung der eintretenden, stammenden und planmäßigen Dokumente zu automatisieren.

Die Zweck des Projektes:

1.            Die Organisation des Systems des elektronischen Dokumentendurchlaufes, der die Tätigkeit aller Abteilungen der Gesellschaft aufnimmt, laut den Forderungen des Kunden.

2.            Die Organisation der Vereinbarung der Dokumente, laut den Forderungen des Kunden.

Die Aufgaben des Projektes:

1.            Die Automatisierung der Registrierung, Aufbewahrung und Verwaltung des Zugriffes der eintretenden Korrespondenz der Gesellschaft, die Verwaltung ihres Lebenszyklus.

2.       Die Automatisierung der Registrierung, der Aufbewahrung, der Verwaltung des Zugriffes und der Vereinbarung der stammenden Korrespondenz der Gesellschaft, die Verwaltung ihres Lebenszyklus.

2.            Die Automatisierung der Registrierung, der Aufbewahrung, der Verwaltung des Zugriffes und der Vereinbarung der planmäßigen Dokumente der Gesellschaft.

3.            Die Ersetzung, dort, wo es ist, der Papierdokumentation von den elektronischen Dokumenten möglich.

4.             Die Kontrolle der Erfüllung der planmässigen Dokumentation und der eintretend Korrespondenz.

Im Lauf der Realisierung des Projektes werden eingeführt sein:

-          Den korporativen Aufbewahrungsort der elektronischen Dokumente, die die zentralisierte Aufbewahrung der Dokumente gewährleisten, den Schutz der Dokumente vor dem unbefugten Zugriff, die Möglichkeit der Suche nach den Texten der Dokumente unter Berücksichtigung der Morphologie der russischen Sprache, das Protokollieren der Handlungen der Benutzer;

-          Die Verwaltung der Dokumente, die die Standards und die Normen der Schriftführung gegründet sind, der Praxis der Organisation der Registratur der Dokumente und der Kontrolle der Erfüllung der Aufträge;

-          Die papierlose Technologie der Vorbereitung und der Vereinbarung (die Gegenunterschriften) der elektronischen Dokumente, die auf der Anwendung des Elektronno-Ziffernprogrammierens gegründet ist;

-          Die Technologie der Marschroutebearbeitung der Dokumente (im Rahmen der harten  Wegsteuerung). Erlaubt, die bei dem Kunden verlaufend Prozesse der Schriftführung in der bequemen und anschaulichen Weise, mittels der Konstruktion der graphischen Marschroutekarten zu modeln.

Der summarische Preis des Projektes wird bilden: 19 104 120,00 (Neunzehn Millionen hundert vier tausend hundert bestehen zwanzig) Tenge, einschließlich die Mehrwertsteuer 14 % in der Summe 2 346 120 тенге, eben aus dem Preis der Lizenzen auf die Software des Systems LanDocs - 9 049 320,00 (Neun Millionen vierzig neun tausend dreihundert zwanzig) Tenge und des Preises der Arbeiten nach der Einführung des Systems - 10 054 800,00 (Zehn Millionen fünfzig vier tausend achthundert) тенге;

Die Länge der Arbeitsstufe, und auch ihren Preis sind im Punkt 2.4 gebracht. Die allgemeinen Länge der Einführung des Systems werden bilden: 29 Wochen;

Die Länge der Garantieleistungen - 1 Jahr nach der Vollendung der Einführung. Der Preis der Begleitung tritt in den Preis der Lizenzen ein.

Zum Wert des gegebenen Vorschlages gehört der Preis der Ausrüstung nicht, auf dem das System LanDocs, den Preis общесистемного der Software (die operativen Systeme, Steuersysteme die Datenbanken, Systeme der elektronischen Post und dgl.m.) aufgestellt werden wird.

1         Die ausführliche Beschreibung des Vorschlages

1.1       Der Vorschlag nach dem Bestand und der Anzahl der Lizenzen

Die Zusammensetzung und der Wert der aufgekauften Lizenzen sind in der Tabelle vorgestellt.

Die Zusammensetzung und der Wert der aufgekauften Lizenzen der Software

Auf solche Weise, wird der Gesamtwert der erworbenen Lizenzen 7 938 000,00 (Sieben Millionen neunhundert dreißig acht tausend) Tenge, ohne Mehrwertsteuer bilden.

1.2       Die Etappen der Einführung des Systems

Die GmbH "LANIT-AL bietet die Einführung des Systems nach den Etappen an.

1.2.1    Die Etappe 1. Die Überprüfung der dokumentarischen Versorgung der Verwaltung

Eine Hauptaufgabe der gegebenen Etappe ist die ausführliche Überprüfung der Prozesse der Schriftführung der Unterabteilungen des Kunden, die Erarbeitung und die Vereinbarung der Projektdokumente:

·         Die präzisierte technische Aufgabe;

·         Den ausführlichen Plan - grafischen Darstellung der Einführung des Systems.

Die Dauer der Etappe wird 4 Wochen nach dem Anfang der Arbeiten, den Preis der Arbeiten -      1 400 000,00 Tenge, ohne Mehrwertsteuer bilden.

1.2.2    Die Etappe 2. Die Anpassung des Systems LanDocs zu den Besonderheiten des Dokumentendurchlaufes des Kunden

In der gegebenen Etappe der Einführung des Systems werden:

·         sind die Formen der Berichte und der Registrierungskarten der Dokumente entwickelt[2].

·         sind die Marschroutekarten, die den Prozessen der Vereinbarung der Dokumente entsprechen, entwickelt.

·         sind die Marschroutekarten, die den Prozessen der Vereinbarung der Dokumente entsprechen, entwickelt.

·         ist das System auf die Besonderheit der Prozesse der Schriftführung gestimmt.

Die Anpassung LanDocs unter die Forderungen des Kunden besteht aus einigen Etappen:

Den Bestand der Arbeiten nach der Anpassung des Systems

Продолжительность этапа составит 12 недель с момента окончания предыдущего этапа, стоимость работ – 4 270 000,00 тенге, без учета НДС.

1.2.3    Die Etappe 3. Die Einführung des Pilotprojektes

Ein Zweck der Ausführung des Pilotprojektes ist die Abstimmung der Hauptdienstordnungen des Funktionierens des automatisierten Systems der Schriftführung und der Verwaltung des Dokumentendurchlaufes und die Vorbereitung des Personals für den Start des Systems in die erfahrene Ausbeutung in der Pilotzone - auf der beschränkten Zahl der Arbeitsplätze (40 Arbeitsplätze).

In der gegebenen Etappe der Einführung des Systems werden:

·         sind die Komponenten des Systems auf dem Server eingerichtet,

·         ist die Software LanDocs für die Kunden - 40 Arbeitsplätze eingerichtet,

·         sind die Administratoren des Systems (die Spezialisten für die Installation, der Begleitung des Systems und der Ausbildung der Benutzer) ausgebildet,

·         sind 40 Benutzer der Arbeit mit dem System (in den Gruppen bis 10 Menschen (nicht mehr als 4 Gruppen) in der Lehrklasse, die vom Kunden) vorbereitet ist, ausgebildet.

Die Dokumente sind entwickelt:

·         die Instruktion des Benutzers,

·         die Instruktion des Administrators,

·         das Übertragungsblatt.

Die Dauer der Etappe wird 4 Wochen nach dem Abschluss der vorhergehenden Etappe, den Preis der Arbeiten - 1 400 000,00 тенге, ohne Mehrwertsteuer bilden.

1.2.4    Die Etappe 4. Die erfahrene Ausbeutung

Die Hauptaufgaben der gegebenen Etappe sind:

·         die praktische Durcharbeitung in der Pilotzone des Kunden der Technologie der Arbeit der Benutzer mit dem System;

·         die Durcharbeitung der Technologie des Administrierens und der Begleitung des Systems.

Als Ergebnis der Etappe wird das Protokoll über die Ergebnisse der Durchführung der erfahrenen Ausbeutung gebildet, in dem alle Bemerkungen, die auf der Stufe der erfahrenen Ausbeutung gezeigt sind, festgelegt werden.

In der gegebenen Etappe die Anwesenheit der Vertreter „LANIT-AL“ am Territorium des Kunden nicht erforderlich.

Dabei wird dem Kunden «die heisse Linie» per das Telefon der GmbH gewährt: (327) 271 40 63 (mit 10.00 bis zu 18.00 nach der Almataischen Zeit) und der elektronischen Post ldsupport@lanit.kz.

Die Dauer der Etappe wird 4 Wochen nach dem Abschluss der vorhergehenden Etappe bilden.

1.2.5  Die Etappe 5. Das Vervielfältigen des Systems

Das Vervielfältigen der System-Elektronischen Dokumentation auf 110 Arbeitsplätze[3]

Die Dauer der Etappe: 5 Wochen. Der Preis der Arbeiten bildet 1 750 000,00 Tenge, ohne Mehrwertsteuer zusammen.

1.3       Die weitere Begleitung des Systems

Nach der Vollendung des Projektes der Einführung des Systems, "LANIT-AL" erfüllt die Garantiebegleitung des Systems, die einschließt:

·         die Korrektur der Fehler, die in der Arbeit des Systems entstehen;

·         die Übergabe dem Kunden der neuen Pressen-Reliz. Der Pressen-Reliz ist eine Erneuerung der aktuellen Version des Systems, das die Korrekturen der Fehler und die planmässigen Vervollkommnungen des Systems aufnimmt;

·         das Konsultieren des Personals des Kunden in den Fragen der Ausbeutung des Systems per das Telefon und der elektronischen Post.

Die Dauer der Begleitung bildet 1 Jahr nach der Übergabe des Systems in die Ausbeutung zusammen, der Wert{Preis} der Arbeiten tritt nach der Begleitung in den Preis der Lizenzen ein.

Die gebührenpflichtige Begleitung des Systems nach dem Abschluss eines Jahrs der Ausbeutung bildet 20% in das Jahr vom summarischen Preis der erworbenen Software zusammen.

1.4       Der summarische Preis des Vorschlages

Der summarische Preis des Vorschlages «LANIT-AL» ist in der Tabelle vorgestellt:

Auf solche Weise, der summarische Preis des Vorschlages "LANIT-AL" ist: 19 104 120,00 (Neunzehn Millionen hundert vier tausend hundert zwanzig) Tenge, einschließlich die Mehrwertsteuer.
Zum Wert des gegebenen Vorschlages gehört der Wert der Ausrüstung nicht, auf dem das System LanDocs, und auch den Wert der allgemeinen Systemsoftware aufgestellt werden wird: der operativen Systeme, Steuersysteme die Datenbanken, Systeme der elektronischen Post und dgl.m.

Der Kunde soll das Vorhandensein der allgemeinen Systemsoftware, und auch der Computerausrüstung, die den Forderungen des systems LanDocs entspricht, gewährleisten. Die Forderungen des Systems LanDocs zur Computerausrüstung (einschließlich, zum Server des Systems) werden in der Anlage 3 enthalten.

Der Kunde soll die nächsten Spezialisten vorbereiten: der Administrator Windows 2003, der Administrator der Steuersysteme die Datenbanken Oracle.

Der Direktor der GmbH